Главная » Топики » Официальное письмо на английском

Официальное письмо на английском

Сегодня благодаря мобильной связи и интернету писать письма в привычном нам понимании нет необходимости. Однако эти новшества коснулись далеко не всех сфер жизни. Например, если вы пишете деловое письмо, то вам нужно будет сделать это с соблюдением всех правил. Сопроводительная корреспонденция, деловая корреспонденция, жалобы – все эти письма до сих пор выглядят так, ка несколько десятилетий назад.

Очень важно, чтобы ваши послания производили необходимый эффект на получателя. Чтобы этого достичь, они должны быть:

  • в правильном формате;
  • краткими и по делу;
  • содержательными;
  • грамматически и орфографически правильными;
  • вежливыми даже в том случае, если вы пишете жалобу.

Если вы пишете ответное письмо, обратите внимание при его оформлении на то, как было оформлено полученное вами.

Формат официального письма на английском языке

Получатель ожидает от вашего послания определенных соответствий. Если их не будет, ваше послание, скорее всего, произведет плохое впечатление.

Послание, оформленное в стандартном формате, выглядит приблизительно так. Обратите особое внимание на пояснения.

Пример оформления письма:

 

 

54, Winston Road
Boston
C78 5AB

Mr. G. Smith
The Chief Manager
Sam’s Bank Ltd
233 Thorn Street
Hanover
K67 8SC


7 May 2009


Dear Mr. Smith,

Application for post of manager

[Текст письма]


Yours sincerely

Andy White

Написание имени и адреса в официальном письме

Ваш адрес, но не ваше имя обычно пишется в верхнем правом углу. Обычно в шапке не указывается ни номер телефона, ни адрес электронной почты, но это допустимо.

Имя и адрес человека, которому вы адресуете послание, нужно написать в левом углу, под вашим адресом. Если вы не знаете, кому конкретно пишете (нет имени адресата), тогда, по крайней мере, постарайтесь уточнить должность адресата. Вы должны знать, что по мере возможности нужно адресовать послание конкретному человеку.

Дата в официальном письме

Расположение даты в послании более «гибкое». Ее можно писать как слева, так и справа, обычно она следует за реквизитами получателя (как в примере выше). Формат даты также может быть практически любым. Одну и ту же дату вы можете написать 7 May 2009, 7/5/09, 7th May 2009, 07/05/09. Избегайте написания номера дня и месяца в обратном порядке.

Приветствие и обращение в официальном письме

Приветствие в начале послания зависит от того, знаете ли вы имя адресата или нет.

Если «да», тогда напишите приветствие в таком формате: Dear Mr. Thomas, Dear Mrs. Peters, Dear Miss Jones, или, если вы обращаетесь к представительнице слабого пола и не знаете ее семейного положения, напишите Dear Ms. Roses. Вы также можете написать имя полностью, например, Dear John Peterson, но многие люди считают это слишком фамильярным обращением. Если адресат имеет какой-то титул/звание, используйте их, например: Dear Dr. House.

Если вы не знаете имени адресата, вы можете традиционно использовать обращение Dear Sir. Многие считают это обращением проявлением сексизма, поэтому в некоторых случаях предпочтительнее использовать обращение Dear Sir/Madam или Dear Sir or Madam.

От того, как вы начали основной текст послания, будет зависеть его окончание. Об этом ниже.

Основное содержание официального письма на английском языке

Поскольку послание деловое, то переходить к сути вопроса нужно сразу же после приветствия. Главная тема послания может быть выделена особым образом, например, подчеркнута. Целью этого является предоставление получателю информации о том, чему будет посвящена остальная часть послания.

Если вы отвечаете на послание, на котором есть референция, вы должны ответить на нее в своем послании, возможно, на той же линии, что и дата, только на другой стороне листа (например, если дата указана слева, тогда референцию следует указать напротив справа). Напишите: Your ref.: xxx/xx.

Содержание вашего послания должно быть настолько кратким, насколько это возможно. Если текст относительно объемный, его в обязательном порядке нужно разделить на абзацы.

Заканчивать послания принято фразами типа ‘I look forward to hearing from you’. Вы можете сделать так, но особого смысла в этом нет.

Завершение официального письма на английском языке

Чтобы закончить послание, напишите Yours sincerely, если начинали письмо с имени адресата, или Yours faithfully, если послание было начато с неличного обращения типа Dear Sir.

Напишите свое имя сразу под завершающей фразой и поставьте подпись.

Советы по написанию официального письма на английском

  • Выражайте свои мысли четко и кратко

Офис вашего адресата вполне возможно просто завален письмами, и если ваше послание будет расписано на 10 страниц, оно вполне может оказаться в мусорном ведре. Чтение вашего послания должно занять несколько секунд времени адресата.

Именно поэтому начинать послание нужно сразу с главного и стараться не отходить от темы, избегая ненужной или вспомогательной информации. Не используйте вычурные выражения или слишком длинные слова, если в этом нет большой необходимости, и не повторяйтесь.

  • Внимательно проверяйте написанное письмо на ошибки

Ошибки в вашем послании создадут плохое впечатление о вас, они нивелируют эффект того, что вы хотите донести. В случае если это письмо о приеме на работу, оно также может оказаться в мусорном ведре.

Если с грамматикой вы не дружите, прибегните к помощи проверки правописания на компьютере, но слишком полагаться на нее не стоит. В случае необходимости обратитесь к тому человеку, который разбирается в правописании лучше, чем вы.

Не спешите с написанием послания, многие ошибки появляются в результате спешки. У вас должно остаться время для вычитки и написания послания заново, в крайнем случае. Возможно, это письмо повлияет на всю вашу дальнейшую жизнь.

  • Используйте правильный стиль письма

Учитывайте то, что это послание деловое. Если вы пишете ответ на полученное письмо, старайтесь сымитировать стиль полученного послания. Если говорить в общем, то в письмах нужно:

  • избегать повседневных и разговорных выражений, сленга или жаргона;
  • избегать сокращений;
  • избегать выражений эмоциональности;
  • избегать слов, значение которых может быть двояким.

В своем послании сохраняйте вежливый и уважительный тон. В английском языке это просто сделать, используя модальные глаголы. Однако не перестарайтесь, чтобы язык вашего послания не был слишком официозным или старомодным.

«

»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Вы можете использовать эти теги HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>