Главная » Топики » Как писать письмо на английском

Как писать письмо на английском

Чтобы составить письмо на английском языке правильно, необходимо придерживаться нескольких простых правил. Потренировавшись несколько раз в написании, вы навсегда запомните, как нужно это делать.

Письмо на английском: официальное и неофициальное

Сначала нужно определить, насколько официальным (formal) будет ваше письмо. То, как вы будете составлять его, будет зависеть от ваших взаимоотношений с получателем. Следуйте следующим правилам:

  • если вы пишете в государственные учреждения, потенциальному работодателю, должностному лицу, преподавателю или кому-либо другому, с кем планируете иметь профессиональные и официальные отношения, тогда ваше обращение должно быть официальным;
  • если вы пишете настоящему работодателю, коллеге, дальнему или старшему по возрасту родственнику или кому-либо, кого вы не знаете достаточно хорошо, ваше обращение, как правило, должно носить полуофициальный характер.

Формы писем в английском

Второй важный момент – нужно определиться, в какой форме представить корреспонденцию – это будет письмо, составленное от руки, напечатанное и отправленное в конверте, или электронное. Выбор также нужно делать в зависимости от степени официальности.

В большинстве случаев к официальным требованиям применимо требование быть напечатанными и отправленными по почте. Исключение составляют сверхсрочные письма. Также можно сделать исключение, если вы точно знаете, что получатель предпочитает электронную почту.

Неофициальные письма могут быть электронными или написанными от руки и отправленными по почте.

Что касается полуофициальных писем, предварительно этот момент лучше уточнить. Например, позвонить получателю. Однако если такой вариант невозможен, лучше отдать предпочтение письму, написанному от руки, и отправленному почтой.

Составление письма на английском

Шапка

Письмо на английском должно начинаться с шапки, в которой указан адрес (это касается только официальных писем). Шапка должна быть смещена влево. Если вы пишете бизнес-письмо, по возможности используйте фирменный бланк, в шапке которого указаны реквизиты вашей компании или фирмы. В английском языке адрес начинают  с большой буквы (каждую строчку). Сначала указывается улица, затем город, после область, регион или штат, а после указывается индекс.

Указание даты

После указания адреса необходимо указать дату составления. Если вы указали адрес, отступите несколько абзацев вниз и напишите дату. Если адрес не указан в шапке, тогда начните с даты, расположив ее в левом углу. В официальных дата указывается цифрами и прописью. Например, возможны такие варианты:

  • 09 October 2013 (британский вариант);
  • October 9, 2013 (американский вариант);
  • Oct. 9, 2013 (американский вариант);
  • 10/9/13 (американский вариант).

Если вы составляете полуофициальное или неофициальное письмо и планируете отсылать его электронной почтой, тогда в указании даты нет надобности – на имейле и так будет указана дата.

Реквизиты получателя

Напишите имя, должность и адрес лица, которому вы пишете (это касается официальных писем). После даты сделайте несколько пропусков и напишите полное имя получателя,  его должность. На следующей строке укажите название компании или организации (если вы пишете в таковые). На третьей строчке указывается адрес – улица и дом (здание, офис), а на четвертой город, область, регион или штат и индекс.

При написании электронных писем в этом нет необходимости. Также нет необходимости в этом при написании полуофициальных или неофициальных писем, написанных от руки. Достаточно написать имя и адрес на конверте.

Если вы составляете запрос, и у вас нет контактного лица, просто напишите название компании и укажите ее адрес.

Содержание письма на английском

Приветствие

Естественно, необходимо начать с приветствия. Используемое в английском приветствие зависит от того, в каких отношениях вы состоите с получателем. Вот несколько возможных вариантов:

  • для официальных писем на английском, которые вы пишете на имя компании, подходящим вариантом будет начать со слова ‘To Whom It May Concern’  с двоеточием в конце;
  • если конкретное контактное лицо вы не указываете, но вы знаете пол личностей, которым адресуете написанное, у вас есть больше вариантов. Вы можете написать ‘Dear Sirs’ или ‘Dear Madams’ или ‘Dear Sirs and Madams’;
  • если вы составляете официальное письмо и вам известно контактное лицо, лучше всего использовать обращение ‘Dear’ или нейтральное ‘May I have your attention’. Если вы предпочитаете не использовать такого плана обращения или считаете их неприемлемыми в конкретном случае, вы можете просто написать имя получателя с «титулом учтивости», после чего поставить запятую (например, ‘Mrs. Smith’,…);
  • если вы пишете полуофициальное письмо, вы можете использовать обращения типа ‘Dear’ или ‘Hello’;
  • если вы составляете неофициальное, тогда использовать приветствия типа ‘Dear’ и ‘Hello’ вы можете наряду с менее официальными ‘Hey’ или ‘Hi’.

Имя получателя

После приветствия укажите имя получателя.

Если это официальное письмо, тогда обязательно использовать «титулы вежливости» типа ‘Mr.’, ‘Mrs.’, ‘Dr.’, названия должностей, а затем указывайте имя получателя.

Если письмо полуофициальное, тогда вам нужно решить самостоятельно, как обратиться к получателю – по имени или нет. Если не уверены, тогда лучше перед именем использовать «титулы вежливости».

Что касается неофициальных писем, то в них допускается обращение к лицу по имени. Исключение могут составить обращения к старшим членам семьи, к которым следует обращаться как ‘Grandpa’ или ‘Aunt’, за которыми следует имя.

Начало

Чтобы начать составлять основной текст, отступите несколько строк после приветствия.

Если вы пишете личное письмо, рекомендуется начинать его с вопроса о самочувствии и делах получателя. В этом случае может быть использовано как официальное ‘I hope you are well’, так и неофициальное ‘How is it going?’.

Если вы составляете деловое или официальное письмо, тогда сразу переходите к теме. Время – деньги, а вы не хотите тратить время получателя попусту.

Основная часть

Чтобы составить основную часть, спросите себя о том, что вы хотите донести  до получателя. Первоначальная цель – общение. По мере того, как вы пишете, спрашивайте себя о том, с какой информацией (по вашему мнению) должен ознакомиться получатель, и раскрывайте ее суть в тексте. Неважно, хотите вы обсудить новые продукты вашей компании, сказать, как вы скучаете по человеку или поблагодарить за рождественский подарок  — целью будет предоставление информации.

В то же время вы должны знать, чего излагать не стоит. Письмо  с настойчивыми требованиями или с выражением злости, вероятно, отправлять не стоит. Если вы уже написали подобное, но не уверены, стоит ли его отправлять, подождите несколько дней до его отправки, возможно, вы измените свое мнение.

Обязательно несколько раз перечитайте написанное, прежде чем его отправить. Проверьте его на полноту и отсутствие ошибок.

Заключительная часть

В конце обязательно используйте выражения вежливости. Таким образом, вы закончите свое изложение на хорошей ноте и установите связь с получателем. После последнего абзаца основной части отступите несколько строк, затем напишите выражение вежливости:

  • для  официальных писем можно использовать формулировки ‘Best wishes’, ‘Sincerely yours’ или ‘Kindest regards’;
  • для полуофициальных вы можете сократить формулировки, указанные выше, указав ‘Regards’, ‘Sincerely’ или ‘Best’. Также можно использовать ‘Very best’, ‘Very sincerely’, ‘Cordially’;
  • что касается писем неофициальных, то в завершении вы можете подчеркнуть ваше отношение к получателю. Если вы пишете близкому другу, жениху/невесте, близкому члену семьи, тогда вы можете использовать слова ‘Love’, ‘Affectionately’,   ‘Fondly’.

В конце  напишите свое имя. Полное или неполное, в зависимости от типа письма.

«

»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Вы можете использовать эти теги HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>